Fra PDF-filer eller billedfiler, som du modtager fra dine handelspartnere, kan du få en ekstern OCR-tjeneste (Optical Character Recognition) til at oprette elektroniske dokumenter, der kan konverteres til dokumentposter i Microsoft Dynamics NAV. F.eks. når du modtager en faktura i PDF-format fra en leverandør, kan du sende den til tjenesten OCR fra vinduet Indgående bilag. Dette beskrives i den første fremgangsmåde.

I stedet for at sende filen fra vinduet Indgående bilag kan du sende den til OCR-tjenesten via mail. Når du får det elektroniske dokument retur, oprettes der automatisk en relateret indgående dokumentpost. Dette beskrives i den anden fremgangsmåde.

Efter nogle sekunder får du filen tilbage fra OCR-tjenesten som en elektronisk faktura, der kan konverteres til en købsfaktura til kreditoren. Dette beskrives i den tredje fremgangsmåde.

Du kan enten sende indgående dokumentfiler til OCR-tjenesten manuelt som beskrevet i denne fremgangsmåde, eller du kan aktivere et workflow for at sende dem automatisk, når et indgående dokument med en vedhæftet PDF- eller billedfil er oprettet. Den generiske version af Microsoft Dynamics NAV indeholder workflowskabelonen Indgående OCR-bilagsworkflow, som du kan oprette et workflow ud fra. Du kan finde flere oplysninger i Arbejdsgang.

Da OCR er baseret på optiske registrering, er det sandsynligt, at OCR-tjenesten fortolker tegn i PDF- eller billedfilerne forkert, første gang programmet f.eks. behandler en bestemt kreditors dokumenter. Det fortolker muligvis virksomhedens logo som leverandørens navn eller fejlfortolker det samlede beløb på en kvittering på grund af layoutet. Hvis du vil undgå disse fejl fremover, kan du rette fejl i en separat version af vinduet Indgående bilag. Derefter sender du rettelserne til OCR-tjenesten for at lære den at fortolke de bestemte tegn korrekt, næste gang den behandler et PDF- eller billleddokument for samme kreditor. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Lær OCR-tjenesten at undgå fejl.

Det elektroniske dokument, der oprettes ud fra OCR, behandles af Data Exchange Framework som for elektroniske PEPPOL-dokumenter. Yderligere oplysninger Fremgangsmåde: Modtage og konvertere elektroniske dokumenter.

Bemærk
Filtrafikken til og fra OCR-tjenesten afvikles af en dedikeret opgavekøpost, der oprettes automatisk, når du aktiverer den relaterede tjenesteforbindelse. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Konfigurere en OCR-tjeneste.

Sådan sendes en PDF- eller billedfil til OCR-tjenesten fra vinduet Indgående dokumenter

  1. I feltet Søg skal du skrive Indgående dokumenter og derefter vælge det relaterede link.

  2. Opret en ny indgående dokumentpost, og vedhæft filen. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Oprette indgående dokumentposter.

  3. I vinduet Indgående bilag skal du vælge en eller flere linjer, og derefter skal du vælge Send til opgavekø i gruppen OCR under fanen Handlinger.

    Værdien i feltet OCR-status ændres til Klar. Den vedhæftede PDF- eller billedfil bliver sendt til OCR-tjenesten af opgavekøen i henhold til planen, forudsat at der ikke er nogen fejl. Du kan finde flere oplysninger i Du kan bruge opgavekøer til at planlægge opgaver.

  4. I vinduet Indgående bilag kan du i stedet vælge en eller flere linjer og derefter vælge Send til OCR-tjeneste i gruppen OCR under fanen Handlinger.

    Værdien i feltet OCR-status ændres til Sendt, forudsat at der ikke er nogen fejl.

Sådan sendes en PDF- eller billedfil til OCR-tjenesten via mail

  • Brug dit mailprogram til at sende en mail til OCR-tjenesteudbyderen med PDF- eller billedfilen vedhæftet. Du kan finde oplysninger om, hvilken mailadresse du skal sende til, på tjenesteudbyderens websted.

    Da der ikke findes nogen indgående dokumentposter for filen, oprettes der automatisk en ny post i vinduet Indgående bilag, når du modtager det elektronisk oprettede dokument fra OCR-tjenesten. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Oprette indgående dokumentposter.

    Bemærk
    Hvis du arbejder på en tablet eller telefon, kan du sende filen til OCR-tjenesten, så snart du har taget et billede af dokumentet, eller du kan oprette et indgående dokument direkte. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Oprette indgående dokumentposter ved at tage et billede.

Sådan modtager du et elektronisk dokument fra OCR-tjenesten

  1. I feltet Søg skal du skrive Indgående dokumenter og derefter vælge det relaterede link.

  2. Du kan aktivt trække et elektronisk dokument fra OCR-tjenesten ved at vælge Modtag fra OCR-tjeneste i gruppen OCR under fanen Handlinger.

  3. Du kan også vente, indtil der kommer et nyt elektronisk dokument fra OCR-tjenesten via opgavekøen.

    Når det elektroniske dokument kommer, er en række felter i vinduet Indgående bilag udfyldt med oplysninger fra kildedokumentfilen. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Modtage og konvertere elektroniske dokumenter.

Nu kan du fortsætte med at oprette dokumentposter i Microsoft Dynamics NAV, manuelt eller automatisk. Du kan også forbinde den nye indgående dokumentpost med eksisterende bogførte eller ikke-bogførte dokumenter, så kildefilen er nem at få adgang til fra Microsoft Dynamics NAV. Du kan finde flere oplysninger i Bruge indgående bilag.

Bemærk
Når du opretter f.eks. en faktura ud fra et elektronisk dokument, der er oprettet vha. OCR, indeholder fakturaen én linje af typen Finanskonto med et tomt Beskrivelse felt, og værdien i feltet Beløb vil være lig med det samlede beløb uden moms. Du kan sikre, at Beskrivelse feltet udfyldes ved at åbne vinduet Tilknytning af tekst til konto fra vinduet Indgående bilag for at angive, at en bestemt fakturatekst altid knyttes til en bestemt debetkonto. Fremover udfyldes feltet Beskrivelse på dokumentlinjer, der er oprettet ud fra et elektronisk dokument for denne kreditor, med den pågældende tekst, så fakturaen er klar til at blive bogført. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Modtage og konvertere elektroniske dokumenter.

Tip!

Se også