Den generiske version af Microsoft Dynamics NAV understøtter modtagelse af elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL-formatet, som understøttes af de største udbydere af dokumentudvekslingstjenester. For at modtage en faktura fra en kreditor som et elektronisk PEPPOL-dokument, skal du behandle dokumentet i vinduet Indgående bilag for at konvertere det til en købsfaktura eller finanskladdelinje i Microsoft Dynamics NAV.

Ud over at modtage elektroniske dokumenter direkte fra handelspartnere kan du modtage elektroniske dokumenter fra en OCR-tjeneste, der har omdannet dine PDF- eller billedfiler til elektroniske dokumenter. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Bruge OCR til at gøre PDF og filer til elektroniske dokumenter.

Før du kan modtage elektroniske dokumenter via dokumentudvekslingstjenesten, skal du konfigurere forskellige stamdata, som firmaoplysninger, kreditorer, varer og måleenheder. Disse bruges til at identificere forretningspartnere og varer ved konvertering af data i elementerne i den indgående dokumentfil til felter i Microsoft Dynamics NAV. Import og konvertering af PEPPOL-fakturaer udføres af Data Exchange Framework, som er repræsenteret ved dataudvekslingsdefinitionen PEPPOL - Faktura. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Konfigurere afsendelse og modtagelse af elektroniske dokumenter. Desuden skal du konfigurere og aktivere den forudkonfigurerede tjenesteforbindelse. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Konfigurere en dokumentudvekslingstjeneste.

Før du kan modtage elektroniske dokumenter via OCR-tjenesten, skal du konfigurere og aktivere den forudkonfigurerede tjenesteforbindelse. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Konfigurere en OCR-tjeneste.

Trafikken af elektroniske dokumenter ind og ud af Microsoft Dynamics NAV styres af opgavekøfunktionen. Før du kan modtage elektroniske dokumenter, skal den relevante opgavekø startes. Du kan finde flere oplysninger i Sådan defineres opgavekøer.

Kan du enten starte konverteringen af elektroniske dokumenter manuelt som beskrevet i denne fremgangsmåde, eller du kan aktivere et workflow for at konvertere elektroniske dokumenter automatisk, når de er modtaget. Den generiske version af Microsoft Dynamics NAV indeholder workflowskabelonen Fra indgående elektronik via OCR til at åbent købsfakturaworkflow, som er klar til at blive kopieret til et workflow og aktiveret. Du kan finde flere oplysninger i Arbejdsgang.

Bemærk
Når du konverterer elektroniske dokumenter, der er modtaget fra tjenesten OCR til dokumenter eller kladdelinjer i Microsoft Dynamics NAV, lægges flere linjer i kildedokumentet sammen for én linje. Den enkelte linje er af typen Finanskonto og felterne Beskrivelse og (Finanskonto) Nr. er tomme. Værdien i feltet Beløb vil være lig med det samlede beløb uden moms for alle linjer i kildedokumentet.

Du kan kontrollere, at felterne Beskrivelse og Nr. udfyldes ved at vælge knappen Knyt tekst til konto i vinduet Indgående bilag for at angive, at en bestemt fakturatekst altid skal knyttes til en bestemt debet- eller kreditkonto i finans. Fremover udfyldes feltet Beskrivelse i dokument- eller kladdelinjer, der er oprettet på grundlag af et elektronisk dokument for den pågældende kreditor eller debitor, med den relevante tekst og feltet Nr. (på finanskontoen) på den pågældende konto.

I stedet for tilknytning til en finanskonto kan du også knytte til en bankkonto. Dette er nyttigt, f.eks. ved elektroniske dokumenter for udgifter, der allerede er betalt, hvor du vil oprette en finanskladdelinje, der er klar til at blive bogført på en bankkonto. Du kan finde flere oplysninger og eksempler under Tilknytning af tekst til konto.

Følgende fremgangsmåde beskriver, hvordan du modtager en kreditorfaktura og konvertere den til en købsfaktura i Microsoft Dynamics NAV. Fremgangsmåden er den samme, når du konverterer en kreditorfaktura til en finanskladdelinje.

Sådan modtages og konverteres en elektronisk faktura til en købsfaktura

  1. I feltet Søg skal du skrive Indgående dokumenter og derefter vælge det relaterede link.

  2. Vælg linjen med den indgående dokumentpost, der repræsenterer en ny indgående elektronisk faktura. Under fanen Start i gruppen Administrer skal du derefter vælge Rediger.

    I vinduet Indgående bilag tilknyttes den relaterede XML-fil, og de fleste felter er udfyldt med oplysninger fra den elektroniske faktura. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Oprette indgående dokumentposter.

  3. I feltet Dataudvekslingstype skal du vælge PEPPOL - faktura eller OCR - faktura afhængigt af kilden til det elektroniske dokument.

  4. Du kan knytte tekst på kreditorfakturaen til en bestemt debetkonto ved at vælge Knyt tekst til konto i gruppen Generelt under fanen Handlinger og derefter udfylde vinduet Tilknytning af tekst til konto. Du kan finde flere oplysninger i Tilknytning af tekst til konto.

  5. Under fanen Handlinger i gruppen Generelt skal du vælge Opret bilag.

    Der oprettes en købsfaktura i Microsoft Dynamics NAV baseret på oplysningerne i det elektronisk dokument.

    Valideringsfejl, der typisk vedrører forkerte eller manglende stamdata i Microsoft Dynamics NAV, vises i oversigtspanelet Fejlmeddelelser. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Behandle fejl ved modtagelse af elektroniske dokumenter.

Tip!

Se også