Nogle forretningstransaktioner registreres ikke i Microsoft Dynamics NAV fra begyndelsen. I stedet sendes et eksternt forretningsdokument til din virksomhed som en vedhæftet fil i mail eller som en papirkopi, som du indscanne i en fil. Dette er typisk for køb, hvor sådanne indgående dokumentfiler repræsenterer betalingskvitteringer for udgifter eller mindre køb. Andre eksempler på indgående dokumentfiler er elektroniske bilag fra handelspartnere, som du har aftalt at udveksle dokumenter med elektronisk. Den generiske version af Microsoft Dynamics NAV understøtter indgående fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL-format. Fra PDF-filer eller billedfiler, der repræsenterer indgående dokumenter, kan du få en ekstern OCR-tjeneste (Optical Character Recognition) til at oprette elektroniske dokumenter, som derefter kan konverteres til bilagsposter på samme måde som elektroniske PEPPOL dokumenter. Du kan finde flere oplysninger i Dataudveksling.
I vinduet Indgående bilag kan du bruge forskellige funktioner til at gennemgå udgiftsbilag, administrere OCR-opgaver og konvertere indgående dokumentfiler, manuelt eller automatisk, til de relevante købs- og salgsdokumenter eller kladdelinjer i Microsoft Dynamics NAV. Eksterne filer kan knyttes til deres relaterede dokument i Microsoft Dynamics NAV i enhver procesfase, herunder til bogførte dokumenter og til de derved oprettede kreditor-, debitor- og finansposter.
Det indgående dokument kan bestå af følgende primære aktiviteter:
-
Registrere eksterne dokumenter i Microsoft Dynamics NAV ved at oprette linjer i vinduet Indgående bilag på et af følgende måder:
-
Manuelt ved at bruge simple funktioner i Indgående bilag-vinduet fra en pc eller fra en mobilenhed på en af følgende måder:
-
Brug knappen Opret fra fil, og udfyld derefter de relevante felter i vinduet Indgående bilag. Filen vedhæftes automatisk.
-
Brug knappen Ny, og udfyld derefter de relevante felter i vinduet Indgående bilag, og vedhæft den relaterede fil.
-
Fra en tablet eller telefon skal du bruge knappen Opret fra kamera til at oprette en ny indgående dokumentpost og derefter sende billedet til OCR-tjenesten f.eks.
-
Brug knappen Opret fra fil, og udfyld derefter de relevante felter i vinduet Indgående bilag. Filen vedhæftes automatisk.
-
Automatisk ved hjælp af automatiseringsfunktioner, der sender elektroniske dokumenter til nye eller eksisterende indgående dokumentposter, på en af følgende måder:
-
Modtag dokumentet fra OCR-tjenesten som et elektronisk dokument, når du har sendt en mail med den relaterede PDF- eller billedfil til OCR-tjenesten. Oversigtspanelet Finansielle oplysninger udfyldes automatisk i vinduet Indgående bilag.
-
Modtag dokumentet fra en handelspartner som et elektronisk dokument via dokumentudvekslingstjenesten. Oversigtspanelet Finansielle oplysninger udfyldes automatisk i vinduet Indgående bilag.
-
Modtag dokumentet fra OCR-tjenesten som et elektronisk dokument, når du har sendt en mail med den relaterede PDF- eller billedfil til OCR-tjenesten. Oversigtspanelet Finansielle oplysninger udfyldes automatisk i vinduet Indgående bilag.
-
Manuelt ved at bruge simple funktioner i Indgående bilag-vinduet fra en pc eller fra en mobilenhed på en af følgende måder:
-
Bruge OCR-tjenesten til at omdanne PDF- eller billedfiler til elektroniske dokumenter, der kan konverteres til dokumentposter i Microsoft Dynamics NAV.
-
Oprette nye dokumenter eller finanskladdelinjer for indgående dokumentposter på en af følgende måder:
-
Manuelt ved at angive oplysningerne i nye dokumenter eller kladdelinjer, når de læses fra indgående dokumentfiler.
-
Automatisk ved at konvertere elektroniske dokumenter til nye dokumenter eller kladdelinjer baseret på brug af Data Exchange Framework.
-
Manuelt ved at angive oplysningerne i nye dokumenter eller kladdelinjer, når de læses fra indgående dokumentfiler.
-
Vedhæfte indgående dokumentfiler for købs- og salgsdokumenter af enhver status, herunder til de derved oprettede kreditor-, debitor- og finansposter, der stammer fra bogføring.
-
Få vist indgående dokumentposter og de vedhæftede filer fra ethvert købs- og salgsdokument eller post eller finde alle finansposter uden indgående dokumentposter fra vinduet Kontoplan.
 Bemærk |
|---|
| Du kan oprette arbejdsprocesser, hvor oprettelsen af en ny indgående dokumentpost starter relaterede behandlingsopgaver, du har defineret som trin i arbejdsgangen. Den generiske version af Microsoft Dynamics NAV indeholder workflowskabelonen Fra indgående dokument til købsfakturaworkflow, som du kan bygge videre på. Du kan finde flere oplysninger i Arbejdsgang. |
Den følgende tabel indeholder en opgavesekvens med links til de emner, der rummer beskrivelserne af opgaverne.
| For at | Skal du se |
|---|---|
Konfigurer funktionen Indgående dokumenter, opret OCR-tjenesten, og konfigurer dokumentudvekslingstjenesten. | |
Opret indgående dokumentposter, tilknyt filer, brug OCR til at omdanne PDF-filer til elektroniske dokumenter, konverter elektroniske dokumenter til bilagsposter i Microsoft Dynamics NAV, overvåg bogførte salgs- og købsdokumenter for indgående dokumentposter. |