Du kan automatisere processen med at godkende nye eller ændrede poster, f.eks dokumenter, kladdelinjer og debitorkort, ved at oprette arbejdsgange med fremgangsmåder for de pågældende godkendelser. Før du opretter godkendelsesarbejdsgange, skal du oprette en godkender og erstatte godkenderen for hver godkendelsesbruger. Du kan også angive beløbsgrænser for godkendere for at definere, hvilke salgs- og købsposter, som de er kvalificerede til at godkende. Godkendelsesanmodninger og andre meddelelser kan sendes som mail eller intern note. For hver godkendelsesbrugeropsætning kan du også angive, hvornår der skal modtages notifikationer.

Du kan oprette og bruge arbejdsgange, der forbinder forretningsprocesopgaver, der udføres af forskellige brugere. Systemopgaver, f.eks automatisk bogføring, kan medtages som trin i arbejdsgange, med forudgående eller efterfølgende brugeropgaver. Anmodning om og tildeling af tilladelse til at oprette nye poster er typiske arbejdsgangstrin. Du kan finde flere oplysninger i Arbejdsgang.

Om denne gennemgang

Denne gennemgang illustrerer følgende opgaver:

  • Opsætning af godkendelsesbrugere (inkl. oprettelse af en bruger i Windows og Microsoft Dynamics NAV).
  • Oprette notifikationer til godkendelsesbrugere.
  • Ændre og aktivere en godkendelsesarbejdsgang.
  • Starter opgavekøen, der afsender notifikationer.
  • Anmoder om godkendelse af en købsordre, som Anna.
  • Modtager en besked og godkender derefter anmodningen, som Søren.

Forudsætninger

For at gennemføre denne gennemgang skal du:

  • Microsoft Dynamics NAV med Demonstrationsdatabase til CRONUS International Ltd. installeret. Du kan finde flere oplysninger i Demo Option.

Historie

Søren er superbruger på CRONUS Danmark A/S. Han er blevet anmodet om at definere en godkendelsesarbejdsgang for at automatisere processen med at godkende indkøbsordrer. Han beslutter at teste godkendelsesarbejdsgangen på en enkelt computer, før han konfigurerer den til medarbejdere i virksomheden. På denne måde kan han teste en simpel arbejdsgang for to brugere ved at logge på eller af Microsoft Dynamics NAV på sin egen computer.

Han opretter to godkendelsesbrugere. Den ene er Anna, der repræsenterer en indkøber. Den anden er ham selv, som repræsenterer Annas godkender. Søren giver derefter sig selv ubegrænsede indkøbsgodkendelsesrettigheder og angiver, at han skal modtage notifikationer via intern note, så snart en relevant hændelse finder sted. Til sidst opretter Søren den krævede godkendelsesarbejdsgang som en kopi af den eksisterende arbejdsgangskabelon Workflow for godkendelse af købsordre, lader alle eksisterende hændelsesbetingelser og svarmuligheder være uændrede og aktiverer arbejdsprocessen.

For at kontrollere godkendelsesarbejdsgangen logger Søren først på Microsoft Dynamics NAV som Anna og anmoder om godkendelse af en købsordre. Derefter logger Søren på som sig selv, ser noten i sit Rollecenter, følger linket til godkendelsesanmodningen for købsordren og godkender derefter anmodningen.

Oprette eksempeldata

Du skal oprette en ny bruger på den lokale computer og Microsoft Dynamics NAV, der repræsenterer Anna, som du senere skal vælge som godkendelsesbruger. Din egen brugerkonto repræsenterer Søren.

Sådan tilføjes Anna som bruger på den lokale computer

  1. Vælg Start, og i boksen Søgeprogrammer og filer skal du indtaste Rediger lokale brugere og grupper, og derefter vælge det relaterede link.

  2. Åbn mappen Brugere.

  3. Under fanen Handlinger skal du vælge Ny bruger.

  4. Skriv Anna i feltet Brugernavn.

  5. I felterne Adgangskode og Bekræft adgangskode skal du angive en gyldig adgangskode.

  6. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Brugeren skal skifte adgangskode ved næste logon.

  7. Luk vinduet Lokale brugere og grupper.

Sådan tilføjes Anna som bruger i Microsoft Dynamics NAV

  1. I feltet Søg skal du indtaste Brugere og derefter vælge det relaterede link.

  2. I vinduet Brugere under fanen Startside i gruppen Ny skal du vælge Ny.

  3. Skriv Anna i feltet Brugernavn i vinduet Brugerkort.

  4. Vælg knappen AssistEdit i feltet Windows-brugernavn.

  5. I feltet Angiv det objektnavn, der skal vælges i vinduet Vælg bruger eller gruppe, angiv Anna, og vælg derefter knappen Kontroller navne.

  6. Når [COMPUTERNAVN]\ANNA vises i feltet, skal du vælge knappen OK.

  7. I feltet Rettighedssæt i oversigtspanelet Brugerrettighedssæt skal du vælge SUPER.

  8. I feltet Virksomhed skal du vælge CRONUS International Ltd.

  9. Vælg knappen OK.

Angive indstillinger for godkendelsesbrugere

Ved hjælp af den Windows-bruger, du lige har oprettet, skal du oprette Anna som en godkendelsesbruger, hvis godkender er dig selv. Indstil dine godkendelsesrettigheder, og angiv, hvordan og hvornår du skal have besked om godkendelsesanmodninger.

Sådan opretter du dig selv og Anna som godkendelsesbrugere

  1. Indtast Opsætning af godkendelsesbruger i feltet Søg, og vælg derefter det relaterede link.

  2. I vinduet Godkendelsesopsætning under fanen Start i gruppen Ny skal du vælge Ny.

    Bemærk
    Du skal oprette en godkender, før du kan konfigurere brugere, der kræver denne godkenders godkendelse. Derfor skal du oprette dig selv, før du opretter Anna.

  3. Oprette de to godkendelsesbrugere ved at udfylde felterne som beskrevet i følgende tabel.

    Bruger-id Godkender-id Ubegrænset indkøbsgodkendelse

    [COMPUTERNAVN]\[DIG]

    Markeret

    [COMPUTERNAVN]\ANNA

    [COMPUTERNAVN]\[DIG]

Opsætning af meddelelser.

Angiv, hvordan og hvornår du skal have besked om godkendelsesanmodninger.

Sådan angiver du, hvordan og hvornår du skal have besked

  1. I vinduet Brugeropsætning af godkendelser skal du vælge linjen til dig selv og derefter vælge Konfiguration af notifikation i gruppen Proces under fanen Startside.

  2. I vinduet Konfiguration af notifikation skal du skrive Godkendelse i feltet Notifikationstype.

  3. Vælg feltet Notifikationsskabelonkode, og vælg derefter knappen Avanceret.

  4. I vinduet Notifikationsskabeloner under fanen Startside skal du i gruppen Administrer vælge Rediger liste.

  5. På linjen for skabelonen GODKENDELSE skal du angive Note i feltet Notifikationsmetode.

  6. Vælg knappen OK.

  7. I vinduet Konfiguration af notifikation under fanen Startside i gruppen Proces skal du vælge Notifikationsplan.

  8. I feltet Forekomst i vinduet Notifikationsplan skal du vælge Straks.

  9. Vælg knappen OK.

Oprette godkendelsesarbejdsgangen

Opret godkendelsesarbejdsgangen for købsordren ved at kopiere trinnene fra skabelonen Arbejdsgang for godkendelse af købsordre. Lad de eksisterende trin i arbejdsgangen være uændrede, og aktiver derefter arbejdsgangen.

Sådan oprettes og aktiveres en godkendelsesarbejdsgang for en købsordre

  1. Skriv Arbejdsgange i feltet Søg, og vælg derefter det relaterede link.

  2. I vinduet Workflows skal du under fanen Handlinger i gruppen Generelt vælge Opret workflow fra skabelon.

  3. Under fanen Handlinger i gruppen Generelt skal du vælge Opret workflow fra skabelon. Vinduet Notifikationsskabeloner åbnes.

  4. Vælg workflowskabelonen Workflow for godkendelse af købsordre, og vælg derefter knappen OK.

    Vinduet Workflow åbnes for et nyt workflow, der indeholder alle oplysninger fra den valgte skabelon. Værdien i feltet Kode er udvidet med "-01" for at angive, at dette er det første workflow, som oprettes ud fra skabelonen Workflow for godkendelse af købsordre.

  5. I hovedet af vinduet Workflow skal du markere afkrydsningsfeltet Aktiveret.

Start af en notifikationsopgavekø

Kontroller, at opgavekøen i installationen er indstillet til at håndtere arbejdsgangsnotifikationer.

Sådan starter du opgavekøen INFORMER

  1. I boksen Søg skal du indtaste Opgavekøer og derefter vælge det relaterede link.

  2. I vinduet Opgavekøer skal du vælge linjen til jobkøen INFORMER og derefter vælge Start jobkø i gruppen Proces under fanen Startside.

Bruge arbejdsgangen for godkendelse

Brug den nye arbejdsgang Arbejdsgang for godkendelse af købsordre ved første at logge på Microsoft Dynamics NAV som Anna for at anmode om godkendelse af en købsordre. Derefter log ind som dig selv, åbn noten i rollecenteret, følg linket til godkendelsesanmodningen, og godkend derefter anmodningen.

Hvis du vil logge på Microsoft Dynamics NAV som andre brugere, skal du bruge Kør som en anden bruger-funktionen.

Sådan logger du på Microsoft Dynamics NAV som Anna

  1. For Microsoft Dynamics NAV Webklient skal du trykke på Shift + Højreklik på browserens startknap, og vælg derefter Kør som en anden bruger.

    For skal du trykke på Shift + Højreklik på programmets startknap, og vælg derefter Kør som en anden bruger.

  2. I vinduet Windows sikkerhed skal angive [COMPUTERNAVN]\ANNA og den nødvendige adgangskode.

Sådan anmoder du om godkendelse af en købsordre, som Anna

  1. Indtast Købsordre i feltet Søg, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Markér linjen for den åbne købsordre 104001, og vælg derefter Rediger i gruppen Administrer under fanen Startside.

  3. I vinduet Købsordre under fanen Handlinger i gruppen Godkendelse skal du vælge Send godkendelsesanmodning.

    Bemærk, at værdien i feltet Status er ændret til Afventer godkendelse.

  4. Luk Microsoft Dynamics NAV.

Sådan godkender du købsordren, som Søren

  1. Åbn Microsoft Dynamics NAV som normalt. Programmet åbnes med dig som bruger.

  2. I rollecentret i vinduet Mine notifikationer skal du se efter en ny note fra Anna.

    Bemærk
    Selvom notifikationsgentagelsen er indstillet til Straks, ankommer noten ca. 1 min. efter, at Anna sendte godkendelsesanmodningen. Dette skyldes standardgentagelsesfrekvensen for funktionen Opgavekø.

  3. Hvis noten skal vises i vinduet Mine notifikationer skal du vælge værdien Godkendelsespost: XX, XX i feltet Side. Vinduet Anmodninger til godkendelse åbnes med Annas anmodning om købsordren fremhævet.

  4. I vinduet Anmodninger til godkendelse under fanen Startside i gruppen Proces skal du vælge Godkend.

    Værdien i feltet Status i Annas købsordre ændres til Frigivet.

Du har nu oprettet og testet en simpel godkendelsesarbejdsgang baseret på de to første trin i arbejdsgang Arbejdsgang for godkendelse af købsordre. Du kan nemt udvide denne arbejdsgang for at bogføre Annas købsordre automatisk, når Søren har godkendt den. For at gøre dette skal du aktivere arbejdsgangen Købsfakturaarbejdsgang, hvor svaret på en frigivet købsfaktura er at bogføre den. Først skal du ændre hændelsesbetingelsen i det første trin i arbejdsgangen fra (køb) Faktura til Ordre.

Den generelle version af Microsoft Dynamics NAV indeholder en række arbejdsgangskabeloner til scenarier, der understøttes af programkoden. De fleste af disse er til godkendelsesarbejdsgange. Du kan finde flere oplysninger i Workflowskabeloner.

Du definerer arbejdsgangsvariationer ved at udfylde felter om arbejdsganglinjer fra faste lister over hændelses- og svarværdier, der repræsenterer scenarier, der understøttes af programkoden. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Oprette arbejdsgange.

Hvis et virksomhedsscenarie kræver en workflowhændelse eller et svar, der ikke understøttes, skal en Microsoft-partner implementere dem ved at tilpasse programkoden. Du kan finde flere oplysninger i How to: Implement New Workflow Elements in Application Code.

Se også