Modtage og konvertere elektroniske dokumenter

Den generiske version af Dynamics NAV understøtter modtagelse af elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL-formatet, som understøttes af de største udbydere af dokumentudvekslingstjenester. For at modtage en faktura fra en kreditor som et elektronisk PEPPOL-dokument, skal du behandle dokumentet i vinduet Indgående bilag for at konvertere det til en købsfaktura eller finanskladdelinje i Dynamics NAV.

Ud over at modtage elektroniske dokumenter direkte fra handelspartnere kan du modtage elektroniske dokumenter fra en OCR-tjeneste, der har omdannet dine PDF- eller billedfiler til elektroniske dokumenter.

Før du kan modtage elektroniske dokumenter via dokumentudvekslingstjenesten, skal du konfigurere forskellige stamdata, som firmaoplysninger, kreditorer, varer og måleenheder. Disse bruges til at identificere forretningspartnere og varer ved konvertering af data i elementerne i den indgående dokumentfil til felter i Dynamics NAV. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Konfigurere en dokumentudvekslingstjeneste.

Før du kan modtage elektroniske dokumenter via OCR-tjenesten, skal du konfigurere og aktivere den forudkonfigurerede tjenesteforbindelse. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Konfigurere indgående dokumenter.

Trafikken af elektroniske dokumenter ind og ud af Dynamics NAV styres af opgavekøfunktionen. Før du kan modtage elektroniske dokumenter, skal den relevante opgavekø startes.

Kan du enten starte konverteringen af elektroniske dokumenter manuelt som beskrevet i denne fremgangsmåde, eller du kan aktivere et workflow for at konvertere elektroniske dokumenter automatisk, når de er modtaget. Den generiske version af Dynamics NAV indeholder workflowskabelonen Fra indgående elektronik via OCR til at åbent købsfakturaworkflow, som er klar til at blive kopieret til et workflow og aktiveret. Du kan finde flere oplysninger i Workflow.

NOTE

Når du konverterer elektroniske dokumenter, der er modtaget fra tjenesten OCR til dokumenter eller kladdelinjer i Dynamics NAV, lægges flere linjer i kildedokumentet sammen på én linje. Den enkelte linje er af typen Finanskonto og felterne Beskrivelse og Finanskonto Nr. er tomme. Værdien i feltet Beløb vil være lig med det samlede beløb uden moms for alle linjer i kildedokumentet.

For at sikre at felterne Beskrivelse og Nummer udfyldes, kan du vælge knappen Knyt tekst til konto i vinduet Indgående bilag for at angive, at en bestemt fakturatekst altid skal knyttes til en bestemt debet- eller kreditkonto i finans. Fremover udfyldes feltet Beskrivelse i dokument- eller kladdelinjer, der er oprettet på grundlag af et elektronisk dokument for den pågældende kreditor eller debitor, med den relevante tekst og feltet Nummer på finanskontoen med den aktuelle konto.

I stedet for tilknytning til en finanskonto kan du også knytte til en bankkonto. Dette er nyttigt, f.eks. ved elektroniske dokumenter for udgifter, der allerede er betalt, hvor du vil oprette en finanskladdelinje, der er klar til at blive bogført på en bankkonto.

Følgende fremgangsmåde beskriver, hvordan du modtager en kreditorfaktura og konvertere den til en købsfaktura i Dynamics NAV. Fremgangsmåden er den samme, når du konverterer en kreditorfaktura til en finanskladdelinje.

Sådan modtages og konverteres en elektronisk faktura til en købsfaktura

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Købsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Vælg linjen med den indgående dokumentpost, der repræsenterer en ny indgående elektronisk faktura. Under fanen Start i gruppen Administrer skal du derefter vælge Rediger.

    I vinduet Indgående bilagskort tilknyttes den relaterede XML-fil, og de fleste felter er udfyldt med oplysninger fra den elektroniske faktura. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Oprette indgående dokumentposter.

  3. I feltet Dataudvekslingstype skal du vælge PEPPOL – faktura eller OCR – faktura afhængigt af kilden til det elektroniske dokument.

  4. Du kan knytte tekst på kreditorfakturaen til en bestemt debetkonto ved at vælge Knyt tekst til konto i gruppen Generelt under fanen Handlinger og derefter udfylde vinduet Kladde til tilknytning af tekst til konto.

  5. Under fanen Handlinger i gruppen Generelt skal du vælge Opret bilag.

    Der oprettes en købsfaktura i Dynamics NAV baseret på oplysningerne i det elektronisk dokument.

    Valideringsfejl, der typisk vedrører forkerte eller manglende stamdata i Dynamics NAV, vises i oversigtspanelet Fejlmeddelelser.

Se også

Administrere skyldige beløb
Indgående bilag
Fremgangsmåde: Konfigurere afsendelse og modtagelse af elektroniske dokumenter
Udveksle data elektronisk
Generelle forretningsfunktioner


© 2017 Microsoft. Alle rettigheder forbeholdes.