Gennemgang - Administration af projekter med sager

Denne gennemgang giver dig en introduktion til projektstyringsfunktioner i sager. Du kan bruge modulet Sager til at planlægge brugen af virksomhedens ressourcer og holde styr på de forskellige omkostninger, der er forbundet med ressourcerne på et bestemt projekt. Sager inkluderer forbruget af medarbejdertimer, maskintimer, lagervarer og andre brugstyper, du ønsker at spore, efterhånden som en sag skrider frem.

Denne gennemgang beskriver opsætningen af et nyt job samt nogle af de almindelige opgaver, som f.eks. fastprishåndtering, betaling af afdrag, bogføring af fakturaer fra sager og kopiering af sager.

Om denne gennemgang

Denne gennemgang viser følgende opgaver:

Oprettelse af en sag

Med den budgetstruktur, der oprettet for sager, er oprettelse af en sag ligetil. Denne gennemgang omfatter følgende procedurer:

Håndtere faste priser

I Sager kan du håndtere faste priser og priser på tjenester eller varer, der er aftalt med kunder i forvejen. I denne gennemgang kan du gøre følgende:

Kopiering af en sag

Denne gennemgang fokuserer på, hvordan du kan kopiere en del af eller en komplet sag for at reducere behovet for manuel indtastning af data og forbedre nøjagtigheden. Dette omfatter følgende:

Betaling af afdrag

Når et stort, dyrt projekt varer længere tid, laver kunden ofte en aftale med virksomheden om at betale afdrag. Dette scenarie viser, hvordan du opretter betaling af afdrag håndteres og dækker følgende:

Roller

Denne gennemgang indeholder opgaver for følgende roller:

Forudsætninger

Før du kan udføre opgaverne i denne gennemgang, skal du gøre følgende:

Historie

I denne gennemgang fokuseres der på CRONUS Danmark A/S, en design- og konsulentvirksomhed, der designer og tilpasser nye infrastrukturer, f.eks. konferencerum og kontorer, med møbler, tilbehør og lagerenheder. Det meste af firmaets arbejde er projektorienteret. Peter er projektleder hos CRONUS. Han bruger sager til at give ham et overblik over igangværende sager, som CRONUS har startet, samt de sager, der er afsluttet. Det er som regel ham, der indgår aftaler med kunderne og indtaster sagens hovedkomponenter, hvilket er opgave- og planlægningslinjer i Dynamics NAV. Han konstaterer, at oprettelse, vedligeholdelse og gennemgang af oplysninger er ligetil. Per kan også lide, den måde Dynamics NAV aktiverer kopiering af sager og betaling af afdrag.

Tina, der er medlem af projekttemaet og rapporterer til Per, er ansvarlig for overvågning af sagen dag for dag. Hun indtaster sit eget arbejde i tillæg til det arbejde, der udføres af teknikere på hver opgave. Hun registrerer de varer, som de har brugt, og de omkostninger, som de har afholdt.

Klargøre eksempeldata

Forbered denne gennemgang ved at tilføje Tina som en ny ressource.

Sådan klargøres eksempeldataene

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Ressourcer, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Klik på handlingen Ny for at oprette et nyt ressourcekort.

  3. Indtast følgende oplysninger i oversigtspanelet Generelt:

  4. Vælg feltet Basisenhed, og vælg derefter handlingen Ny for at åbne vinduet Ressourceenhed. Vælg Time i feltet Kode. Vælg knappen OK.

  5. Indtast følgende oplysninger i oversigtspanelet Fakturering:

  6. Vælg knappen OK for at gemme ændringerne.

    I den næste procedure opretter du en sagskladde for Tina for at bogføre hendes forbrug.

Sådan oprettes et sagskladdenavn

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Sagskladder, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg feltet Kladdenavn i vinduet Sagskladde. Vinduet Kladdenavn åbnes.

  3. Vælg handlingen Ny for at oprette en ny linje med følgende oplysninger:

  4. Vælg knappen OK for at lukke alle åbne vinduer.

Oprettelse af en sag

I dette scenarie, har CRONUS vundet en kontrakt hos en kunde, Progressive Home Furnishings, om at designe en konference- og spisesal. Kunden har base i USA, og projektet kræver specialsoftware. Projektlederen når frem til en aftale med kunden og opretter en sag, der dækker aftalen.

Sådan oprettes en sag

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Sager, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Klik på handlingen Ny for at oprette et nyt kort.

  3. Indtast følgende oplysninger i oversigtspanelet Generelt:

  4. Indtast følgende oplysninger i oversigtspanelet Bogføring:

  5. Gå til oversigtspanelet Varighed, angiv dags dato i felterne Startdato og Slutdato. Disse datoer hjælper med at anvende valutakonvertering, når sagen faktureres.

  6. Gå til oversigtspanelet Udenrigshandel, indstil valutakoden til USD. Hvis du vælger USD i feltet Faktureringsvalutakode, faktureres sagen i US dollar og planlægges kun i den lokale valuta for CRONUS.

    Du kan tilpasse priser til kunder pr. sagsbasis, afhængigt af de aftaler, du har indgået. I den næste procedure angiver projektlederen en pris for Tinas tid, angiver prisen for den nødvendige software og tilføjer rejseudgifter, som debitor har accepteret at betale.

Tilpasse priser

  1. Gå til sagskortet, vælg handlingen Ressource.

  2. Indtast følgende oplysninger i vinduet Sagsressourcepriser:

  3. Vælg knappen OK for at lukke vinduet.

  4. Vælg handlingen Vare.

  5. Indtast følgende oplysninger og tilpasset pris i vinduet Sagsvarepriser:

    1. Varenr.: 80201 (grafikprogram)
    2. Salgspris: 200

  6. Vælg knappen OK for at lukke vinduet.

  7. Vælg handlingen Finanskonto.

  8. I vinduet Sagsfinanskontopriser skal du angive følgende oplysninger og prisen for rejsen, som debitor har accepteret at betale pris plus 25 procent:

    1. Finanskonto: 8430 (rejse)
    2. Kostprisfaktor: 1,25

  9. Vælg knappen OK for at lukke vinduet.

    De sidste trin i opsætning af en sag tilføjer sagsopgaver og de planlægningslinjer, der indgår i hver opgave. Planlægningslinjerne bestemmer, hvad kunden faktureres for.

Sådan tilføjes sagsopgaver

  1. På kortet Sag for den nye sag skal du vælge handlingen Sagsopgavelinjer.

  2. I følgende tabel beskrives de oplysninger, du skal angive i felterne.

    Sagsopgavenr. Description Sagsopgavetype
    1000 Konsulentydelse for montering af sal Fra-sum
    1010 Konsulentmøde med kunde Konto
    1020 Udvikling Konto
    1090 Konsulentydelse i alt Til-sum

  3. Vælg Indryk sagsopgaver i gruppen Funktioner under fanen Handlinger for at vise, at nogle opgaver er underkategorier til andre opgaver.

    En planlægningslinje være en af følgende typer:

Sådan oprettes planlægningslinjer

  1. Vælg linje 1010, og vælg derefter handlingen Sagsplanlægningslinjer. Angiv følgende oplysninger:

    Linje 1

  2. Vælg knappen OK for at lukke vinduet. Totalerne opdateres i vinduet Sagsopgavelinjer.

  3. Vælg linje 1020, og vælg derefter handlingen Sagsplanlægningslinjer. Angiv følgende oplysninger:

    Linje 1

  4. Vælg knappen OK for at lukke vinduet. Totaler opdateres i vinduet Sagsopgavelinjer.

Beregne resterede forbrug

Tina, der er medlem af projektteamet, har arbejdet på sagen i et stykke tid og ønsker at registrere sine timer og forbrug på sagen. Hun har ikke arbejdet mere end aftalt med kunden i forvejen. Hun bruger kørslen Beregn resterede forbrug til at beregne det resterende forbrug for sagen i sagskladden. For hver opgave beregner kørslen forskellen mellem planlagt forbrug af varer, ressourcer og finansudgifter og det faktiske forbrug, der er bogført i finansposterne. Det resterende forbrug vises derefter i sagskladden, hvor hun kan bogføre det.

Sådan beregnes resterede forbrug

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Sagskladder, og vælg derefter det relaterede link.
  2. I vinduet Sagskladde og feltet Kladdenavn, skal du åbne listen Job Journals Batch. Vælg sagskladden Tina.
  3. Vælg handlingen Beregn resterende forbrug.
  4. Vælg Sagsnr. i oversigtspanelet Sagsopgaver i vinduet Beregn resterende forbrug for sag, og vælg det relevante sagsnummer, typisk job J00010.
  5. Gå til oversigtspanelet Indstillinger, indtast J00001 i feltet Bilagsnr.. Dette gør fremtidig sporing af bogføringer nemmere.
  6. Angiv dags dato som bogføringsdatoen.
  7. Vælg knappen OK. Dermed oprettes der opgavekladdelinjer, der kommer fra de planlægningslinjer, som Per oprettede for sagen.
  8. Vælg knappen OK i bekræftelsesvinduet. Genererede linjer føjes til sagskladde.
  9. Kontroller, at alle bilagsnumre er J00001, og vælg derefter handlingen Bogfør. Vælg Ja for at bekræfte bogføringen.
  10. Linjerne er nu bogført. Vælg knappen OK for at lukke vinduerne.

Oprette og bogføre en sagssalgsfaktura

Derefter kan Tina oprette en ny faktura for hele sagen eller for en del af en sag. Hun kan også tilknytte fakturaen til en anden faktura til samme kunde for samme sag. I dette tilfælde fakturerer hun hele sagen, da projektet nu er færdigt.

Sådan oprettes en sagssalgsfaktura

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Sager, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg den sag, du oprettede tidligere, og vælg derefter handlingen Opret salgsfaktura.
  3. Fjern alle filtre på Sagsopgavenr. i oversigtspanelet Sagsopgave for at fakturere sagen. Vælg det relevante job i feltet Sagsnr..
  4. Udfyld bogføringsdatoen, og angiv, om du vil oprette én faktura pr. opgave eller kun én enkelt faktura for alle opgaver, i oversigtspanelet Indstillinger.

  5. Vælg knappen OK for at oprette fakturaen, og vælg knappen OK for at lukke bekræftelsesvinduet.

    Når Tina opretter fakturaen, kan hun få adgang til den fra Salg og Marketing under Ordrebehandling og foretage yderligere behandling.

Sådan bogføres en ny salgsfaktura

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Salgsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Åbn fakturaen til kunde nr. 01445544. Du kan se de oplysninger, der er indtastet fra planlægningslinjerne.
  3. Vælg handlingen Bogfør. Vælg Ja for at bekræfte bogføringen.

Sådan vises den bogførte faktura

  1. Åbn sagen, og vælg derefter handlingen Sagsplanlægningslinjer.
  2. Markér en hvilken som helst faktureret planlægningslinje, og vælg derefter handlingen Salgsfaktura/Kreditnota.

  3. I vinduet Sagsfakturaer skal du vælge handlingen Åbn salgsfaktura/kreditnota.

    Tina har et spørgsmål ang. priser, omkostninger og indtjening, der er relevant for denne bestemte sag, så hun får adgang til disse oplysninger i det nye vindue Statistik.

Sådan åbnes vinduet Statistik

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Sager, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg handlingen Statistik. Du kan gennemgå detaljerede oplysninger om sagspriser, omkostninger og avancer i både lokale og udenlandske valutaer.
  3. Vælg knappen Luk for at lukke vinduet Sagsstatistik.

Håndtere faste priser

CRONUS er blevet bestilt til at oprette konferencerum. Som projektleder ønsker Per at have et godt overblik over de opgaver, der er påkrævet for sagen med de tilhørende budgetterede og realiserede omkostninger for hver sag. Derudover vil han gerne kende den samlede kontraktpris for sagen og det beløb, der er faktureret indtil nu. Han er nået frem til en aftale med kunden om faste priser for denne sag.

Sådan håndteres faste priser i sager

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Sager, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg sagsnummeret Svend Hansen Møbler, og vælg derefter handlingen Sagsopgavelinjer.

  3. Vælg linje 1120, og højreklik i feltet Budget (kostpris) på beløbet, og vælg Specificer.

    Ved at gennemse sagsplanlægningslinjerne, kan Per se, at han får brug for Tina i 30 timer i denne fase af projektet. Han aftaler en fast pris med kunden.

  4. I vinduet Sagsopgavelinjer skal du markere linje 1120, og derefter vælge handlingen Sagsplanlægningslinjer.

  5. Vælg handlingen Ny for at oprette en ny linje med følgende oplysninger:

  6. Vælg knappen OK for at lukke vinduet.

  7. Højreklik på feltet Budget-kostbeløb, og vælge Specificer igen i vinduet Sagsopgavelinjer. Få vist ændringerne i tidsplanen. Du kan se, at de 30 timer er føjet til budgettet.

  8. Vælg knappen OK for at lukke vinduerne.

    Når Tina har føjet budgettet til denne opgavelinje, arbejder hun 25 timer på sagen. Hun angiver disse timer i sagskladden.

Sådan angives timer i sagskladden

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Sagskladder, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Angiv følgende oplysninger på en ny linje:

  3. Vælg handlingen Bogfør.

    Nogle få dage senere, arbejder Tina ti timer til på sagen. Hun har nu arbejdet 35 timer alt i alt. Da aftalen med kunden lyder på 30 timer, er det kun fem af disse timer, der vil blive faktureret kunden. Tina vil føje de ekstra fem timer, som hun har arbejdet, manuelt til tidsplanen.

  4. I vinduet Sagskladde skal du vælge handlingen Beregn resterende forbrug.

  5. I vinduet Beregn resterende forbrug for sag skal du angive følgende oplysninger i oversigtspanelet Indstillinger:

  6. Angiv følgende oplysninger i oversigtspanelet Sagsopgave:

  7. Opret en ny linje med følgende oplysninger i Sagskladde. Kontroller, at både sagsnumre er i fortløbende i forhold til dem, du allerede har brugt:

  8. Vælg handlingen Bogfør. Vælg knappen OK for at lukke vinduet.

  9. Åbn listen Sager.
  10. Markér sagen Svend Hansen Møbler, og vælg derefter handlingen Sagsopgavelinjer.

  11. Vælg linje 1120, og højreklik i feltet Budget (kostbeløb). Vælg Specificer for at få vist oplysningerne.

    Ændringerne angives automatisk på linjen for Sagsopgavenr. 1120. I de samlede omkostninger for budgetteret arbejde føjes fem ekstra timers arbejde for Tina til budgettet.

  12. Vælg knappen Luk for at lukke vinduet.

  13. Højreklik nu på beløbet i feltet Kontrakt (kostbeløb), og vælg Specificer for at få vist oplysningerne.

    Når du gennemser tabellen for den samlede kontraktpris, er det kun de oprindeligt kontraktaftalte 30 timer, der er inkluderet, da dette er det, der er aftalt med kunden.

Kopiere sager

Per er nået frem til en aftale med en kunder, Ravel Møbler, om at opsætte ti konferencerum. Aftalen ligner en tidligere sag. Derfor vil det spare tid at kopiere den tidligere sag.

I vinduet Kopier sag kan du vælge sagen og de opgavelinjer, du vil kopiere. Du kan også vælge at kopiere kildesagsposterne, der opretter planlægningslinjer baseret på det faktiske forbrug, eller du kan kopiere kildesagsplanlægningslinjerne, der kopierer de oprindelige planlægningslinjer til den nye sag. Du kan derefter vælge den planlægningslinje eller finanspostlinjetype, du vil inkludere, ved kun at vælge det, der er relevant for den nye sag. Til sidst kan du vælge den sag, som du vil kopiere til, og definere, om priser og antal også skal kopieres.

Sådan kopieres en sag

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Sager, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Klik på handlingen Ny for at oprette en ny sag. Angiv følgende oplysninger:

  3. Vælg handlingen Kopier sagsopgaver fra.

  4. Indtast følgende i vinduet Kopier sagsopgaver:

  5. Vælg knappen OK for at kopiere sagen, og vælg derefter knappen OK for at lukke bekræftelsesvinduet.

    Ved at sammenligne priser, sagsopgavelinjer og sagsplanlægningslinjer for de to job, kan du se, at oplysninger er blevet kopieret.

Foretage betaling af afdrag

CRONUS har lige fået et stort projekt hjem, der vil tage mere end et år at gennemføre. Da det kræver tildeling af en lang række ressourcer, opsætter projektlederen kontrakten på en sådan måde, at kunden betaler en del af prisen med det samme, en del, når projektet er halvvejs færdigt, og den sidste betaling ved færdiggørelsen.

Sådan oprettes et nyt konto

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Kontoplan, og vælg derefter det relaterede link.
  2. I vinduet Kontoplan skal du vælge handlingen Ny for at oprette et nyt kort.

  3. Indtast følgende oplysninger på kortet Ny finanskonto:

  4. På oversigtspanelet Bogføring, i Produktbogføringsgruppen, skal du vælge DIVERSE. Vælg knappen OK for at lukke vinduet.

  5. I vinduet Kontoplan skal du markere Sagsbetaling nr 6630 og derefter vælge handlingen Indryk kontoplan. Vælg Ja for at bekræfte.

    Følgende procedurer viser, hvordan du opretter et nyt job, angiver priser og derefter oprette betaling af afdrag. På sagsopgavelinjerne kan du oprette specifikke linjer, der er dedikeret til betaling af afdrag. Alt det færdiggjorte arbejde, der føjes til budgettet, angives på forbrugslinjerne. For hver betalingsopgavelinje på planlægningslinjerne er linjetypen Kontrakt, hvilket betyder, at kunden faktureres. Angiv en ny linje for Udbetalingen. På forbrugsopgavelinjen kan du indtaste oplysningerne for de varer og ressourcer, der er brugt i dette projekt, hvilket vil øge budgettet for f.eks. medarbejdertimer og varer, der er anvendt i sagen.

Sådan foretages betaling af afdrag

  1. Opret en ny sag.

  2. Udfyld følgende oplysninger på det nye Job-kort:

  3. På sagskortet skal du vælge handlingen Ressource. Angiv følgende oplysninger:

  4. På kortet Sag skal du vælge handlingen Sagsopgavelinjer.

    I følgende tabel beskrives de linjer, du vil oprette.

    Linje Sagsopgavenr. Description Sagsopgavetype
    0 1000 Betaling - afdragsbetaling Bogføring
    2 2000 Forbrug Konto
    3 3000 Betaling - midtvejs Konto
    4 4000 Betaling - afslutning Bogføring

  5. I vinduet Sagsopgavelinjer skal du markere sag 1000, og derefter vælge handlingen Sagsplanlægningslinjer.

  6. Opret en planlægningslinje med følgende oplysninger:

  7. Vælg opgave 2000 og åbn Sagsplanlægningslinjer i vinduet Sagsopgavelinjer.

    I følgende tabel beskrives de planlægninslinjer, du vil oprette.

    Linje Linjetype Planlægningsdato Type Nummer Antal
    1 Skema (dags dato) Ressource Tina 120
    2 Skema (dags dato) Vare 70104 10

    Vælg knappen OK for at lukke vinduet. Du kan se de budgetbeløb, der er opdateret, i vinduet Sagsopgavelinjer.

  8. I vinduet Sagsopgavelinjer skal du vælge opgave 3000.

  9. Opret en planlægningslinje med følgende oplysninger:

  10. Opret en tilsvarende planlægningslinjepost for sagsopgave 4000.

    Nu, hvor opgave- og planlægningslinjerne er angivet, kan Per oprette en faktura for første betaling. Han gør dette fra sagsopgavelinjerne for at sikre, at fakturaen kun indeholder linjer for den første betaling. Du kan åbne salgsorden fra planlægningslinjerne eller opgavelinjerne.

Sådan oprettes en faktura

  1. I vinduet Sagsopgavelinjer skal du markere linje 1000, og derefter vælge handlingen Opret salgsfaktura.
  2. Angiv dags dato som bogføringsdatoen i vinduet Opret salgsfaktura, angiv Pr. opgave og vælg knappen OK for at oprette en faktura med standardoplysningerne. Vælg knappen OK for at gemme og lukke bekræftelsesvinduet.
  3. Vælg handlingen Opret salgsfaktura/kreditnota. På salgsfakturaen kan du se, at det kun er udbetalingen, der er inkluderet på fakturaen. Du kan nu sende den til kunden som aftalt.

Efterfølgende trin

Denne gennemgang har taget dig gennem nogle af de grundlæggende trin til at arbejde med sager i Dynamics NAV. Du har lært, hvordan du opretter en ny sag, kopierer en sag og hvordan du håndterer betalinger. Du har også fået vist en demonstration af, hvordan du kan registrere timer og oprette fakturaer.

Se også

Gennemgang af forretningsprocesser
Konfigurere projektstyring
Fremgangsmåde: Bruge ressourcer
Fremgangsmåde: Overvåge status og udførelse
Fremgangsmåde: Fakturere sager
Arbejde med Dynamics NAV


© 2017 Microsoft. Alle rettigheder forbeholdes.